ERP یا Enterprise Resource Planing چیست؟

ERP مخفف کلمات Enterprise Resource Planing است و Enterprise مهمترین بخش آن است. در واقع ERP تلاش می کند تا تمام دپارتمانها و فعالیتها بر روی یک نرم افزار هدایت کننده به صورت متمرکز و یکپارچه قرار گیرد.

این نرم افزار تمامی نیازهای کلیه دپارتمانها از جمله کارکنان بخشهای مالی، منابع انسانی و انبار را جوابگو است. در حالت عادی هر یک ازاین واحدها نرم افزارهای کاربردی خود را دارند که کارکنان واحد بر روی آن به ثبت اطلاعات می پردازند ولی تمامی آنها در یک سیستم گردآوری شده به طوری که پایگاه داده مرکزی جایگزین هر یک از پایگاه داده های مجزا شده و اطلاعات به سهولت جریان یافته و بین واحدها توزیع می شود.

برای واضح تر شدن قضیه موضوع را با یک نمونه توضیح می دهیم: وقتی مشتری سفارش خود را به یک سازمان اعم از تولیدی، خدماتی و... ارایه می دهد این سفارش، به صورت برگه سفارش سفری از این دپارتمان به دپارتمان دیگر در سراسر سازمان را آغاز می نماید، اغلب بارها به ترتیب تایید وصحه گذاری می شود و مدتها در هر یک از دپارتمانها معطل شده و یاحتی مفقود می شود و یا اشتباهاتی در حین عمل پیش می آید و در واقع هیچ کس در سازمان نمی داند که این سفارش در چه مرحله ای است و در کدام دپارتمان قرار دارد و مثلاً کارکنان واحد مالی نمی توانند وارد سیستم گردش عملیات انبار شده و ببینند که آیا سفارش برای مشتری ارسال شده است یا خیر؟ که اغلب حتی باعث نارضایتی مشتریان می شود.

با استقرار ERP سیستم های قدیمی مستقر در امور مالی، منابع انسانی، تولید و انبار با یک نرم افزار مرکزی که هر بخش آن بین واحدهای مختلف توزیع شده جایگزین می شود. دپارتمانهای مالی، تولید و انبار نرم افزارهای مورد نیاز خودشان را خواهند داشت اما فرقی که دارند این است که با هم ارتباط داشته و پرسنل دپارتمان مالی می توانند جریان سفارشات را تا زمان ارسال برای مشتری پیگیری نموده ومشاهده کنند.

ارایه دهندگان این نرم افزار به گونه ای سیستم را طراحی می کنند که هر سازمان با توجه به نیاز خود، آن قسمت هایی را که می خواهند خریداری نماید. مثلاً بعضی سازمانها ممکن است بخواهد ماژولهای مرتبط با دپارتمان های مالی یا منابع انسانی را تهیه کرده و بقیه ماژولها را در زمان دیگری خریداری نمایند.

ERPچگونه به توسعه فعالیتهای کسب و کار کمک می نماید؟مثالی که آورده شد نشان می دهد که این نرم افزار بهترین امیدواری در جهت ارتباط مابین فرایند و شناسایی موقعیت سفارش مشتریان در هر یک از مراحل اقدام است به همین دلیل هم است که اغلب از آن به عنوان پشتیبان های پشت صحنه نام می برند.

دقت کنید که ERP فرایند فروش را برعهده ندارد و ارایه دهندگان آن نرم افزارهای مدیریت ارتباط با مشتری را جهت به انجام رساندن این امر اختصاص می دهند در واقع نرم افزار ERP پس از دریافت سفارش مشتریان از اولین مرحله تا آخرین مرحله را هدایت و تمامی مسیر جریان را تحت کنترل و نظارت دارد.

وقتی کارشناسان خدمات مشتریان سفارشی از مشتری را در این سیستم وارد می نمایند تمامی اطلاعات مورد نیاز برای ارسال سفارش وجود دارد از جمله میزان اعتبارات تخصیص یافته و استفاده شده، میزان موجودی انبار و زمان ارسال در بخش حمل و نقل سفارشات.

کارکنان در دپارتمانهای مختلف می توانند جریان اطلاعات را دیده و به ثبت بپردازند هر کدام مرحله کاری خود را روی اسناد انجام می دهند و به طور اتوماتیک به واحد دیگر ارجاع می شود به این ترتیب می توان سفارش را به راحتی در سراسر سازمان مسیریابی نموده و مشتریان به موقع و سریعتر اجناس درخواستی خود را دریافت دارند ERP در سایر حوزه ها از جمله بهره وری نیروی انسانی و گزارشات گردش مالی نیز همین طور شگفتی ساز خواهد بود.

چرا استفاده از ERP لزوم دارد؟

به همراه پیچیدگی‌ها و ابهاماتی که در خصوص ERP در مقدمه آمد، مدیران اجرایی صنایع گاها با آماری از عدم حصول موفقیت در استقرار پروژه‌های ERP مواجه می‌گردند. ضمن اینکه در بخش‌های آتی نکاتی که نادیده انگاشتن آنها می‌تواند، منجر به شکست و یا عدم نیل به موفقیت در استقرار ERP می‌گردد، باید متذکر گردید که سرمایه‌گذاری بر این سیستم‌های در سال 1998 مبلغی معادل 17 میلیارد دلار بوده که هر ساله به این اقبال 30 تا 50 درصد افزوده شده است، در بین 1000 شرکت برتر جهان بیش از 60 درصد آنها تا سال 2001 از سیستم‌های ERP استفاده نموده و یا در حال استقرار آن بوده‌اند. در ایران نیز
نمونه‌هایی از استقرار کامل یا نسبی سیستم‌های ERP وجود دارد. هرچند ارزیابی این موارد هم اگر کاملاً مطابق با استانداردهای جهانی انجام پذیرد کاستی‌هایی را نمایش می‌دهد، اما باید به این نکته توجه داشت که بهبود پدیده‌ای مستمر و تدریجی است و در تمامی این نمونه‌ها، علیرغم کاستی‌ها، بهبودهای ارزشمند و غیر قابل انکاری به وقوع پیوسته است. از مزایای مهم ERP می‌توان موارد زیر را برشمرد:

1- یکپارچگی پایگاه داده، دریافت اطلاعات در بخش‌های مختلف را تسهیل نموده و از افزونگی نگهداری و گردش اطلاعات ممانعت می‌نماید.
2- با توجه به آنچه که در فوق به تفصیل ارائه گشت و با عنایت به اهمیت وجود بهروش‌ها (Best Practice) در ERP، با استقرار سیستم، امکان استفاده از تجارب و استانداردهای جهانی حاصل می‌گردد، البته میزان رسوب این بهروش‌ها در سازمان کاملاً به استفاده‌کنندگان آن مرتبط می‌باشد، لذا آموزش و فرهنگ‌سازی دو شق لاجرم در استقرار سیستم‌های برنامه‌ریزی سازمان می‌باشند.

3- سیستم‌های ERP با توجه به اینکه فراروش‌ها را در نهاد خود منتقل می‌نمایند بنابراین به عنوان پروژه‌های مهندسی مجدد مبتنی بر فناوری، فرآیندها و ساختار سازمان ارزیابی می‌گردند، بنابراین مکانیزاسیون وضعیت موجود سازمان به هیچ وجه از اهداف اینگونه سیستم‌ها نمی‌باشد.
4- با توجه به یکپارچگی نرم‌افزار و پایگاه داده، استقرار این سیستم‌ها با شفاف‌سازی سازمان و فرآیندهای آن منجر به تسهیل در تصحیح و گسترش فرآیندها و ممانعت از سوء‌استفاده‌های مالی و ... می‌گردد.

5- افزایش سهولت در ارتقاء فناوری اعم از فناوری‌های اطلاعات نظیر سامانه‌های RFID و یا اتوماسیون صنعتی، به این علت که سامانه‌های ERP حاوی بستر اینگونه فناوری‌ها بوده و قابلیت یکپارچگی مناسبی را درخود دارند.
6- ERP باعث افزایش قابلیت‌های نظیر برونسپاری، همکاری‌های بین شرکتی، مدیریت روابط با مشتریان و یا سرمایه‌گذاری مشترک در سازمان‌ها می‌گردد.
7- ارتقاء کیفیت فرآیند تصمیم‌گیری با عنایت به استفاده از سامانه‌های پشتیبان تصمیم (Decision Support System) DSS و هوش تجاری

8- کاهش سطح موجودی و افزایش کنترل بر موجودی در انبارها اعم از انبارهای مواد خام، قطعات، محصول و پای کار، یکی از مهمترین سودمندی‌های ERP می‌باشد، زیرا با قابلیت برنامه‌ریزی امکان سفارش موارد فوق در زمان مورد نیاز و کنترل موجودی در آنها میسر می‌گردد.
9- افزایش کنترل های مالی و امکان مشاهده و تصحیح گلوگاه‌های سازمان، یکی دیگر از منافع استقرار ERP می‌باشد.
10- تمامی موارد فوق منتهی به کاهش هزینه‌ای نیروی کار و به تبع آن کاهش بهای تمام شده محصول و یا خدمات می‌گردد.
11- افزایش سرعت در اخذ نظریات مشتریان، ردیابی علل وقوع اشکالات منجر به پاسخ سریع‌تر به نیازهای بازار و به تبع آن امکان رقابت بهتر در بین رقبا می‌گردد.

12- یکی دیگر از نقاط بسیار پررنگ در استقرار سیستم‌های ERP استفاده از قابلیت‌های برنامه‌ریزی آنها است، به عنوان مثال قابلیت برنامه‌ریزی مواد و تولید، برنامه‌ریزی اقدامات پیشگیرانه و تعمیرات تجهیزات، برنامه‌ریزی آموزش حین خدمت نیروها، برنامه‌ریزی تامین و توزیع منابع، برنامه‌ریزی ارائه خدمات رفاهی و درمانی و صدها قابلیت مشابه دیگر.

نکته بسیار پراهمیت در استقرار سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان پیچیدگی اینگونه سیستم ها است، اما آنچه که گاهاً فراموش می‌گردد. اینست که سادگی دلیل روی آوردن صنایع به ERP نیست بلکه استفاده از قابلیت‌های منحصر به فردی چون محاسبه بهای تمام شده محصول و یا خدمات، کاهش موجودی و کنترل موثر انبارها، کاهش بهای محصول و خدمات، ارتقاء سرعت فرآیند، یکپارچگی بیشتر با تکنولوژی‌های روز دنیا مانند RFID، سیستم‌های اتوماسیون صنعتی و از همه مهمتر قابلیت برنامه‌ریزی نظیر برنامه‌ریزی تولید، مواد، فروش، خرید، آموزش، نگهداری و تعمیرات و ... می‌باشد که در سایر گونه‌های سیستم‌ها، ناممکن و یا ناقص رخ می‌دهد.

روش‌های افزایش موفقیت و تسهیل استقرار ERP

با رعایت نکات زیر به عنوان مقوله‌هایی راهبردی و الزامی می‌توانید استقرار ERP را در سازمان خود تضمین نمایید:
1- حمایت و التزام مدیریت ارشد سازمان
2- تامین زیرساخت مناسب
3- شناخت صحیح فرآیندهای موجود سازمان
4- انتخاب مشاوری که تجربه مشاوره را در این حوزه را داشته باشد، بسیار بهتر است این مشاور در آتیه، نظارت بر استقرار را برعهده گیرد.
5- انتخاب راه‌حل متناسب و بهینه

6- استفاده از تیم مناسب برای استقرار
7- عدم اصرار بر روش‌های سنتی و خودداری از انجام تغییرات و بومی‌سازی به مقدار زیاد
8- توجه به فرهنگ‌سازی و آموزش در جهت کاهش مقاومت محیطی
9- توجه به مهندسی مجدد فرآیندها و کسب‌وکار
10- الزام و اصرار بر استراتژیک بودن تصمیم به استقرار ERP
11- کاهش تغییر مدیریت، ساختار یا اهداف و ماموریت سازمان در حین استقرار
12- ایجاد سامانه‌های مدیریت دانش و توجه به مخاطرات ناشی از ریزش نیروهای کلیدی
13- توجه به هزینه‌های پنهانی نظیر زیرساخت شبکه، آموزش، فرهنگ‌سازی، مشاوره و انتقال داده‌ها و تخصیص بودجه کافی به این هزینه‌ها علاوه بر هزینه‌های مشهودی مانند خرید لیسانس و استقرار

14- تخصیص زمان منطقی به تمامی فازها اعم از مستندسازی فرآیندها و شناخت، ارزیابی، انتخاب، خرید، استقرار و بکارگیری صحیح
15- برنامه‌ریزی صحیح مناسب برای تحقق استقرار ERP و تدوین یک برنامه منسجم (IT Master Plan) ITMP
16- تعیین مقدار اعتبارسنجی، تصحیح، حجم و روش انتقال داده‌هایی که باید از سامانه‌های سنتی به ERP منتقل گردد.
نکته بسیار با اهمیت دیگری که در زمان پس از استقرار ماژول‌های یک ERP در سطح کشور مشاهده می‌گردد و بهتر است هر دو گروه کارفرمایان و هم تامین کنندگان بدان توجه ویژه‌ای مبذول دارند، مسئله بکارگیری واقعی و کامل ماژول‌های مستقر شده ERP می‌باشد، لذا قویاً پیشنهاد می‌گردد که علاوه بر توجه کافی بر آموزش و فرهنگ‌سازی، کارفرماها بهتر است در همان ابتدا با تامین‌کننده قراردادی منعقد نماید تا اپراتورهایی آموزش دیده و مسلط از شرکت تامین‌کننده، حداقل برای یک بازه زمانی شش ماهه در کنار پرسنل کارفرما، به همکاری در استفاده از ERP بپردازند.

سازمان‌ها چگونه پروژه‌های ERP خود را سازمان‌دهی می‌کنند؟بر مبنای مشاهدات ما، سه روش متداول برای نصب سیستم‌های ERP وجود دارد:
1- روش انفجاری: در این روش که جاه‌طلبانه‌ترین و دشوارترین روش‌های پیاده‌سازی ERP در کل سازمان است، ‌سازمان‌ همه سیستم‌های قدیمی خود را یکباره کنار می‌گذارد و یک سیستم‌ واحد را در کل سازمان نصب می‌کند. اگرچه این روش در آغاز پیدایش ERP بسیار فراگیر شده بود، کمتر سازمانی جرات می‌کرد آن را به کار ببندد؛ زیرا استفاده از این روش نیازمند تغییر و بسیج یکباره کل سازمان است. اغلب داستان‌های ترسناک پیاده‌سازی پروژه‌های ERP در اواخر دهه 1990 ما را از به‌کارگیری این راهبرد بر حذر می‌دارند. جلب همکاری همه کارکنان و ایجاد پذیرش درباره سیستم‌ نرم‌افزاری جدید در آن واحد امری طاقت‌فرسا و دشوار است. علت اینکه سیستم‌ جدید طرفداری نخواهد داشت عمدتا آن است که هیچ‌کس تجربه استفاده از آن را ندارد؛ بنابراین هیچ کس نمی‌تواند در مورد کارآیی آن‌ مطمئن باشد. همچنین، ERP قهرا مستلزم مصالحه‌هایی است. بسیاری از بخش‌های سازمان دارای سیستم‌های رایانه‌ای هستند که برای تطبیق با شیوه کار خاص آن بخش‌ها چکش‌کاری شده‌اند. در اغلب موارد، ERP نه دامنه کارکرد را مشخص می‌کند و نه میزان اشتراک خود با سیستم‌های پیشین را بیان می‌‌دارد. در بسیاری از موارد، سرعت سیستم‌ جدید ممکن است کمتر از سیستم‌ پیشین باشد؛ زیرا سیستم‌ جدید به‌جای انجام کارهای مربوط به یک بخش خاص، کل سازمان را تحت پوشش قرار می‌دهد. پیاده‌سازی ERP نیازمند تعهد مستقیم مدیرعامل سازمان است.
2- راهبرد فرانشیز: این رویکرد مناسب سازمان‌های مختلف بسیاری است که فرآیندهای مشترک زیادی در واحد‌های مختلف سازمانی ندارند. سیستم‌های مستقل ERP در هر کدام از واحدها نصب می‌شوند و فرآیندهای مشترک آنها به همه بخش‌های سازمان متصل می‌شوند. این روش به متداول‌ترین روش پیاده‌سازی ERP تبدیل شده است. در اغلب موارد، واحدهای کسب‌وکار ERPهای «مختص خود» را دارند (یعنی دارای سیستم‌ و پایگاه داده‌ مجزا هستند). این سیستم‌ها تنها برای ردوبدل کردن اطلاعات لازم جهت حصول دیدگاهی کلان نسبت به عملکرد سازمان (مثلا مشخص شدن درآمد حاصل از هر واحد)، یا برای به اشتراک گذاشتن فرآیندهایی که در واحدهای مختلف به صورت مشابه به اجرا درمی‌آیند (مانند فرآیند محاسبه مزایای نیروی انسانی) به هم متصل می‌شوند. معمولا این روش پیاده‌سازی با نمایش یا پیاده‌سازی آزمایشی در یک بخش صبور و پذیراتر از سازمان آغاز می‌شود. این واحد باید انجام دهنده کسب‌وکار اصلی و محوری سازمان نباشد؛ تا در صورت بروز اشکال در پیاده‌سازی ضرر قابل توجهی متوجه سازمان نشود. پس از آنکه تیم پروژه‌ سیستم‌ را راه‌اندازی و تمام اشکالات آن را برطرف کند، پیاده‌سازی در بخش‌های دیگر را مبتنی بر پیاده‌سازی آزمایشی آغاز خواهد کرد. برنامه‌ریزی این نوع پیاده‌سازی نیازمند مدت زمانی طولانی است.
3- روش تغییر سریع: تمرکز اصلی پیاده‌سازی در این روش بر چند فرآیند کلیدی است که تعداد آنها اندک خواهد بود. نمونه این نوع فرآیندهای کلیدی می‌تواند فرآیندهای ماژول مالی باشد. این روش پیاده‌سازی در مجموع مناسب سازمان‌های کوچکی است که بخواهند با پیاده‌سازی ERP رشد کنند و بزرگ‌تر شوند. هدف از این روش، پیاده‌سازی سریع ERP و بازمهندسی بر مبنای چند فرآیند از پیش‌تعیین ‌شده ERP است.
سازمان‌هایی که از این روش استفاده کرده‌اند به‌ندرت می‌توانند ادعا کنند که بازدهی زیادی از سیستم‌ جدید کسب کرده‌اند. اغلب سازمان‌ها این روش را به‌عنوان زیرساختی برای پشتیبانی از پروژه‌های دشوار آینده به‌ کار می‌برند. با این حال، بسیاری از آنها درمی‌یابند که سیستمی که با این روش پیاده‌سازی شده تنها کمی بهتر از سیستم‌ قبلی است؛ زیرا کارکنان را مجبور به تغییر عادات گذشته‌شان نمی‌کند. در واقع، انجام کار دشوار بازمهندسی فرآیندها پس از پیاده‌سازی سیستم‌ ERP چالش بیشتری را نسبت به زمانی که هیچ سیستمی وجود نداشته باشد در پی خواهد داشت؛ زیرا در حالت اول تعداد کمتری از کارکنان منفعتی از این کار احساس خواهند کرد.

●هزینه های پنهان ERP چیست؟

غیر از قیمت اصلی سیستم سایر هزینه های آشکار و پنهان به قرار زیر است:

1 - آموزش :

هزینه های آموزش بالاست چرا که کارکنان اغلب نیاز به آموزش فرایندهای جدیدی دارند بدتر اینکه شرکتهای آموزشی نیز نمی توانند کمکی به شما نمایند آنها بیشتر بر آموزش نحوه به کارگیری نرم افزار تمرکز دارند نه روشهای کاری مرتبط با فعالیتهای حرفه ای شما، حتماً برنامه آموزشی برای آن دسته از فرایندهایی که با اجرای ERP تاثیر خواهند پذیرفت برقرار نمایند. به خاطر داشته باشید که کارکنان دپارتمان مالی از همان نرم افزاری استفاده می نمایند که پرسنل امور انبارها کار می کنند، در واقع اطلاعاتی که وارد می نمایند به روی هر دو سیستم تاثیر می گذارد. پس درنظر داشته باشید که سرمایه گذاری زیاد روی آموزش نحوه به کارگیری بسیار مهم است.

2 - یکپارچه سازی و آزمایش:

آزمایش ارتباط ما بین بستر نرم افزاری ERP و سایر نرم افزارهای موجود نیز هزینه جداگانه ای خواهد داشت. شما ممکن است نرم افزارهای اصلی دیگری همچون تجارت الکترونیک و زنجیره تامین و نرم افزارهای فرعی همچون بارکد داشته باشید که بخواهید با ERP مرتبط سازید اما پیشنهاد می شود که جهت ارتباط بهتر و هماهنگی بیشتر چنین نرم افزارهایی را هم از ارایه کنندگان ERP تهیه نمایید و در هنگام آزمایش از آموزش غافل نشوید!

3 - سفارش سازی :

هزینه های دیگری نیز جهت یکپارچه سازی متحمل خواهید شد که غیرقابل اجتناب هستند از جمله تغییر در هسته مرکزی نرم افزار. این وضعیت زمانی پیش می آید که سیستم نمی تواند فرایندهای کاری شما را هدایت نماید و تصمیم می گیردکه با تغییر در سیستم به آن چیزی که می خواهید دست یابید.این کار به معنی بازی با آتش است و باعث تغییرات در سایر بخشهای مرتبط خواهد شد و چون تغییرات باید در ورژنهای جدید نیز انجام شود ممکن است درست عمل نشود و فروشنده نیز دیگر نتواند شما را پشتیبانی نماید و این شروع کابوس های شبانه است.

4 - تبدیل داده ها:

انتقال اطلاعات سازمان از جمله سوابق مشتریان، عرضه کنندگان و داده های طراحی از سیستم های قبلی به ERP نیز هزینه هایی در بر خواهد داشت.

5 - تجزیه و تحلیل داده ها:

اغلب داده های سیستم ERP باید داده های سیستم های خارجی به منظور تجزیه و تحلیل تلفیق شوند و کسانی که با حجم بالایی از دیتاها سر و کار دارند باید جهت ذخیره این دیتاها در بودجه پیاده سازی مبلغی را اختصاص دهند.

به روزآوری روزانه تمام دیتاهای تلفیق شده با سایر سیستم ها بسیار مشکل و زمان بر است و سیستم های ERP به خوبی نمی توانند تغییر روزانه در این اطلاعات را پشتیبانی نمایند.

یک راه حل گران این است که برنامه به صورت اختصاصی انجام پذیرد. نتیجتاً حتماً قبل از طرح ریزی بودجه، حجم اطلاعاتی که مورد نیاز است مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفته و سنجیده شود.

6 - تیمهای مشاوره:

زمانی که کاربران سیستم در پیاده سازی به مشکل بر می خورند نیاز به مشاوره های پرهزینه پیدا می کنند برای اجتناب از این کار شرکتها باید اهداف مشخصی برای هر کدام از تیمهای مشاور داشته باشند و تمامی موارد مورد نظر باید به وضوح در قرارداد قید شود تا در هنگام اجرا مورد پیش بینی نشده ای منجر به افزایش این دسته از هزینه ها نگردد.

7 - امکان از دست دادن کارکنان نخبه:

کاملاً روشن است که پیاده سازی موفقیت آمیز ERP به افرادی که تیمهای پیاده سازی را تشکیل می دهند بستگی دارد (از جمله کارکنان واحدهای اجرایی و سیستمهای اطلاعاتی)

این نرم افزار بسیار پیچیده است و تغییرات کسب و کار و موفقیت آن به هر یک از این افراد بستگی دارد و سازمان پس از اتمام کار پروژه باید آمادگی جابه جایی و از دست دادن این دسته از پرسنل را داشته باشند. شرکتهای مشاوره ای و سایر شرکتها که دنبال جذب اینگونه پرسنل هستند با حقوق و مزایای بالاتر از آن چیزی که شما می توانید پرداخت کنید به آن پیشنهاد می دهند سعی کنید با روشهای مختلف از جمله پرداختهای جانبی آنها را حفظ نمایید.

اما اگر اجازه بدهید آنها بروند، شرکتهای مشاوره ای آنها را جذب کرده و شما در صورت نیاز به خدماتشان شاید مجبور شوید حتی تا دو برابر پرداختهای قبلی هزینه نمایید.

8 - کار تیم های پیاده سازی هیچ گاه تمام نمی شود:

اغلب سازمانها تمایل دارند که تیمهای پیاده سازی ERP را بعد از اتمام پروژه به کارهای دیگر بگمارند. نرم افزار نصب می شود تیمها شکل می گیرند اما بعد از اتمام پروژه افراد نمی توانند به راحتی به سرکار خود بازگردند حالا دیگر تیم پیاده سازی افراد بسیار با ارزشمند هستند چون کاملاً با نرم افزار خو گرفته اند و در ارتباط با فرایندهای سازمان و ارتباطشان با سیستم جدید حتی از کارکنان واحدهای مرتبط مسلط تر هستند. شرکتها دیگر نمی توانند اینگونه نیروها را به مشاغل قبلی بر گردانند چرا که کارهای بسیاری پس از راه اندازی سیستم باید انجام پذیرد تنها استخراج اطلاعات به منظور نوشتن گزارشات مورد نظر ممکن است تا یک سال طول بکشد.

9 - انتظار دستیابی سریع به نتیجه:

یک اشتباهی که شرکتها بعد از پیاده سازی نرم افزار مرتکب می شوند این است که انتظار داشته باشند بلافاصله در فرصت کوتاه به منافع حاصل از آن دست یابند. چنانچه اغلب سیستمها تا مدتی کار نکنند منافعشان و میزان تاثیراتشان بر روی فرایندهای سازمان مشخص نمی شود و اعضای تیم پروژه پیاده سازی نیز تا زمانی که تلاششان به نتیجه مورد نظر نرسد پاداش خود را دریافت نخواهند کرد!

10 - سقوط ERP :

ERP به خاطر تغییراتی که در سازمانها ایجاد می کند مورد انتقاد قرار می گیرد. در بررسی های اخیر مشاورین دیلویت یک چهارم از 64 شرکت فروچون 500 پس از پیاده سازی ERP دچار مشکل در عملکردشان شده اند اما رقم واقعی بالاتر از این عدد است!

عمده ترین دلیل آن این است که همه کارها با آن روشی که قبلاً انجام می پذیرفته بسیار متفاوت است و وقتی کارکنان نمی توانند کارشان را به مهارت گذشته انجام دهند مضطرب می شوند و کسب و کار سازمان دچار مشکل خواهد شد.

●چه قدر زمان برای پیاده سازی پروژه ERP لازم است؟

شرکتهایی که می خواهند سیستم ERP را پیاده نمایند چندان آسوده نخواهند بود. وقتی ارایه دهندگان ERP به این سوال شما جواب می دهند: به طور متوسط 3 تا 6 ماه ، فریب نخورید! واقعاً این زمان بسیار کم است. اگر واقعاً جایی در این زمان پیاده سازی شده حتماً یا سازمان کوچک بوده یا فراینده پیاده سازی مربوط به یک بخش یا بخشهایی از سازمان بوده است و یا فقط بخشی از آن(به طور مثال بخش مالی) پیاده سازی شده است. اما یک نکته را فراموش نکنید پیاده سازی صحیح و تاثیرات شگرف آن روی کسب و کارتان بسیار مهم تر است تا زمان پیاده سازی، چرا که برای راه اندازی صحیح حتی ممکن است بین 1 تا 3 سال زمان نیاز باشد!